外注さんには作業をしながら、備忘録という意味でもマニュアルを作ってもらっています。

マニュアルの種類については

 

①Google ドキュメントなどで書いてもらう

②動画スクリーンキャプチャソフトを使って録画

 

①は例えばお客さんから来た、問い合わせに関しての返答事例や弊社で使っている略語やツール、また仕事の全体像などを書いてもらい、ルールが変更になった際にも内容を更新してもらうといった感じです。

②に関しては実際の作業を録画してもらって、共有のYoutubeにアップロードしてもらいます。

これにはいくつか意味があります。

１．自分の仕事を客観的にみて効率良くやるようになる

録画するということは誰かに見られるということを意識します。そうするとおのずと無駄な動きを減らすようになるので結果的には外注さんも時間を効率的に使えるようになります。

２．こちらで実際の作業に無駄がないか、チェックできる

私の会社では仕事で必要なショートカットやアドオンなどをまとめたマニュアルを渡して、出来るだけそれを使って作業するようにしてもらっているのですが、やはり慣れない作業などの場合は新しいショートカットなどを使わない場合が多いです。なのでそれをチェックして改善してもらうことが可能になるという意味があります。

３．同じ作業が発生した場合に見返すことが出来る

複数の業務を行っていると、あまりやらない作業は時間とともに忘れてしまうこともあります。

その時に毎回同じことを教えていたのでは時間が勿体無いので、一度やった作業に関して録画をすればそれを見返すことでほとんどの場合、記憶が呼び戻されて、また出来るようになるからです。

４．万が一、辞めてしまった場合でもマニュアルとして残っているので、次に使える

なんらかの理由で外注さんが辞めてしまった場合には、残った動画で新しい外注さんに教育をすることが出来ます。

もちろんすぐに見てわかるものとそうでないものがありますが、それでもないよりは時間を短縮することが出来るので、教育に時間をかけずにすみます。

以前はこのようなマニュアルを自分で作成していて、さらには動画なども取り入れていなかったので教育に非常に時間がかかっていましたが、上記のように外注さんにマニュアルを作ってもらい、動画を撮影することでかなり効率化出来るようになりました。